Produktivität im Homeoffice

Um die Ausbreitung des neuartigen Coronavirus Covid-19 einzudämmen, bittet die Bundesregierung Unternehmen ihren Angestellten die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen.
In vielen Firmen schon lange ein Thema, verraten wir Ihnen warum wir als Digitalagentur bestens auf diese Umstellung vorbereitet sind und wie auch Sie in der Heimarbeit produktiv bleiben können.

Plötzlich Homeoffice: Einzug ins neue Büro

Die Richtlinien für die Arbeit aus dem Homeoffice unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Obwohl manchen Firmen ihren Mitarbeitern bereits vor Corona die Heimarbeit ermöglichten, stehen einige nun vor der Herausforderung innerhalb kürzester Zeit sinnvolle Regelungen definieren zu müssen. Wer von seinem Arbeitgeber kein Gerät zur Verfügung gestellt bekommt muss auf seinen privaten Computer zurückgreifen.

Ob Sie nun ihre Tätigkeit auf einem Firmenlaptop oder dem Familiencomputer ausüben:
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit Ihren Bildschirmarbeitsplatz von Beginn an so einzurichten, dass er zumindest den im Büro vorhandenen Gegebenheiten entspricht. Achten Sie auch zu Hause darauf den ergonomischen Komfort so gut wie möglich herzustellen und den empfohlenen Abstand zum Bildschirm einzuhalten. Berücksichtigen Sie bei der Ausrichtung Ihres Bildschirmes die Sonneneinstrahlung Ihrer Fenster. Im 90° Winkel zum Fenster ausgerichtet, können Sie Spiegelungen auf Ihrem Bildschirm minimieren. Die rechtlichen Bestimmungen des Bundesministeriums können Sie der Bildschirmarbeitsverordnung entnehmen.

Empfohlene Bildschirmausrichtung am Arbeitsplatz
Quelle: www.t3n.de (Corona-Homeoffice-Guide)

Haben Sie zu Hause keinen Zugang zu Schreibtisch und Bürostuhl, weil etwa Familienmitglieder ebenfalls auf einen Arbeitsplatz angewiesen sind, empfehlen wir auch dieses mit Ihrem Arbeitgeber zu kommunizieren! Eventuell besteht die Möglichkeit einer Überführung oder sogar Neuanschaffung benötigter Büromöbel oder Geräte, um die bequeme Arbeit von zu Hause zu gewährleisten.
Teilen Sie sich Räumlichkeiten mit weiteren Personen in Ihrem Haushalt und haben keinen eigenen Arbeitsraum zur Verfügung, bietet sich neben dem Gespräch vielleicht auch die Neupositionierung einiger Möbel an, um die nötige Privatsphäre herzustellen. Sofern möglich, raten wir von der Einrichtung des Arbeitsplatzes im Schlafzimmer ab.

Auch wenn Sie Ihre Heimarbeit gelegentlich in der Waagerechten vom Sofa aus erledigt haben, sollten Sie diese Angewohnheit nochmal überdenken. Neben unangenehmen Verspannungen können dadurch auch langfristige Haltungsschäden entstehen.

Der virtuelle Arbeitsplatz

Wenn Sie sich Ihren neuen Heimarbeitsplatz zufriedenstellend eingerichtet haben, sollten Sie gleiches im nächsten Schritt für Ihren virtuellen Arbeitsplatz tun. Dies gilt besonders bei der Nutzung von Privatgeräten. So gerne Sie sich an den Strandurlaub des letzten Sommers zurückerinnern: Ordnerchaos auf dem Desktop könnte mehr Ablenkung verursachen als man vermutet.

Ihr zuständiger IT-Dienstleister sollte Sie bei der Einrichtung Ihres virtuellen Arbeitsplatzes tatkräftig unterstützen. Fertigen Sie eine Liste der Programme, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag benutzen an und zögern Sie bei Installationsschwierigkeiten nicht um Hilfe zu bitten.

Gehen Sie in Ruhe Ihren Tagesablauf durch. Folgende Fragen können dabei helfen die wichtigsten Anwendungen für Ihre Abläufe zu identifizieren:

  • Wie kann man Sie erreichen?
    Versprechen, im Rahmen der Öffnungszeiten weiterhin wie gewohnt erreichbar zu sein, sollten auf jeden Fall eingehalten werden! Waren Sie immer schon am Diensthandy erreichbar oder haben Sie bis vor kurzem noch Anrufe auf dem Festnetztelefon entgegengenommen? Können Sie uneingeschränkt auf Ihre E-Mails zugreifen?
  • Wie sieht es mit der internen Kommunikation aus?
    Haben Sie Ihren Kalender für Kollegen zugänglich gemacht? Den bevorstehenden Arzttermin hätten Sie Ihrem Vorgesetzten normal beim zufälligen Treffen in der Kaffeeküche mitgeteilt. Auch Abwesenheiten im Home Office müssen kommuniziert werden!
  • Benötigen Sie spezielle Software, um Ihre Arbeit ausüben zu können?
    Sind diese als Download erhältlich und wird Ihre Hardware den Programmanforderungen gerecht?
  • Müssen Sie in der Regel viele Termine persönlich wahrnehmen?
    Kommen Alternativen wie Videotelefonie für Sie in Frage?
  • Erfordert Ihre Tätigkeit die Übermittlung sensibler Daten?
    Wurden Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit getroffen und lassen sich diese auch an Ihrem Heimarbeitsplatz anwenden? Müssen Sie im Arbeitsalltag auf Daten auf einem Firmenserver zugreifen?

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Beantwortung dieser Fragen, können Sie Ihrem zuständigen Ansprechpartner entgegenkommen. So kann er genauer auf Ihre Bedürfnisse eingehen und Sie bei der Einrichtung besser unterstützen.

Als IT-Dienstleister liegt uns der sichere Umgang mit Daten besonders am Herzen. Wir haben Ihnen ausführlich zusammengefasst warum Datensicherheit in Unternehmen nie vernachlässigt werden soll und wie Sie Ihren Mitarbeitern diese auch im Homeoffice ermöglichen.

Kennen Sie diese digitalen Tools schon?

Vor allem international agierende Unternehmen kommen um die Nutzung digitaler Kommunikationskanäle kaum herum. Doch auch rein national tätige Firmen können sich mit Hilfe digitaler Helferlein viel Zeit einsparen, etwa durch die Reduzierung von Dienstreisen oder dem angemessenen Einsatz von Informationskanälen!

Wir haben Ihnen eine Liste der Anwendungen zusammengestellt, die wir bei IXSOL (auch im Homeoffice) auf keinen Fall missen möchten:

Projektmanagement leicht gemacht: Active Collab

Die Umsetzung umfangreicher Webprojekte ist ohne Projekt Management Tools wie ActiveCollab, Trello oder Jira undenkbar. So vielfältig wie unsere Kunden, sind auch die uns in Auftrag gestellten Projekte.
Einen Überblick über laufende Aufgaben zu haben ist uns genauso wichtig wie das Einhalten von Deadlines.

screenshot Active Collab
Auch bei der Erstellung dieses Artikels kam ActiveCollab zum Einsatz.

ActiveCollab erleichtert nicht nur die detaillierte Planung unserer Projekte einschließlich Aufgabenzuteilung und Budgetierung: Jegliche Kommunikation zu Tasks kann direkt im Tool erfolgen. So wissen wir immer wie es um den Fortschritt unserer Projekte stet und können dank Dokumentation alle Entscheidungen auch rückwirkend nachvollziehen.

Mit Microsoft Teams im Gespräch bleiben

Weil der Plausch in der Mittagspause nun länger ausbleibt (ganz abgesehen vom Feierabendbier mit Kollegen), haben wir zeitgleich zur Heimarbeit die Videochat-Plattform Microsoft Teams eingeführt. Diese ersetzte nun bei IXSOL den Messaging-Dienst Skype und überzeugt mit intuitiver Benutzeroberfläche und ausgezeichneter Sprachqualität.

In einer täglichen Konferenzschaltung können wir uns zu Dienstbeginn abstimmen und allgemeine Themen besprechen. Auch im Laufe des Arbeitstages gewährleistet die Anwendung den Kontakt zu Kollegen. Zudem besteht die Möglichkeit seinen Bildschirm mit anderen Konferenzteilnehmern zu teilen. So müssen Sie auch zukünftig, trotz ausgebuchter Konferenzräume, keinen Präsentationstermin mehr verschieben! Slack und das bereits erwähnte Skype stellen gängige Messenger Alternativen für die Verwendung in Unternehmen dar.

VOIP-Telefonie über Swyx – Call me maybe?

Nein, wir haben nicht versäumt unsere Öffnungszeiten zu aktualisieren.
Dank VOIP-Telefonie sind wir auch von unseren Heimarbeitsplätzen telefonisch für Sie erreichbar. Dafür benötigen wir nur eine Internetverbindung. Anrufe an unsere Zentrale können per Drag & Drop einfach weitergeleitet werden, ganz unabhängig vom Gerät. Gerne Unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei der Einrichtung Ihres Telefonsystems. Hinterlassen Sie uns doch einfach einen Anruf!

screenshot swyx

Fernwartung mit TeamViewer

Sogar die Durchführung kleinerer, technischer Supportleistungen erforderte einst die Anwesenheit eines Technikers. Dank Fernwartungssoftware TeamViewer können Sie unseren Technikern unkompliziert Zugriff auf Ihr Gerät gewähren. Durch diese Fernsteuerung fällt die Anfahrt weg und Probleme können zeitnah, unabhängig vom Standort behoben werden. Wir haben TeamViewer unter anderem bei unserem Fast Support im Einsatz. Für Privatnutzer ist die Software übrigens kostenlos!

teamviewer screenshot
Die Durchgabe Ihrer einzigartigen ID erlaubt die bequeme Fernsteuerung Ihres Gerätes zur Problembehebung

Work-Life Balance im Home Office

Durch die Heimarbeit erspart man sich in jedem Fall das Heimgehen nach getaner Arbeit, doch ist unter diesen Umständen eine gesunde Work-Life-Balance überhaupt möglich?

Je nach Wohnsituation, muss man sich seinen neuen Heimarbeitsplatz womöglich mit Partner und Kindern teilen.

Damit es nicht zu Konfrontationen kommt empfiehlt sich das gemeinsame Gespräch:
So können die Bedürfnisse aller Mitbewohner berücksichtigt und Konflikte vermieden werden.
Ablenkung durch die laufende Waschmaschine oder spielende Kinder kann durch klare Kommunikation eines Zeitplanes verhindert werden. Im schlimmsten Fall verschaffen Ohrstöpsel Abhilfe.
Vergessen Sie nicht, dass diese Umstellung auch andere Personen in Ihrem Haushalt betrifft. Trägt jeder seinen Teil dazu bei, werden auch Sie und Ihre Familie sich schnell in die neue Situation einleben und eine gemeinsame Routine entwickeln. Diese ist nämlich für die Aufrechterhaltung eines ausgeglichenen Alltags trotz Heimarbeit besonders wichtig.

So bequem Ihre Jogginghose auch sein mag: Vernachlässigen Sie Ihr morgendliches Hygieneprogramm nicht. Dafür werden Ihnen nicht nur Ihre Mitbewohner dankbar sein. Eine schnelle Dusche, sowie frische Kleidung wirkt sich bei vielen auf die Produktivität aus. Achten Sie außerdem darauf regelmäßige Pausen zu machen.

Erkennen Sie auch Chancen Ihren Alltag positiv zu verändern: Nutzen Sie den gewonnenen Arbeitsweg, um mit Ihren Kindern den anstehenden Schulstoff durchzugehen oder machen Sie die oft vernachlässigte Mittagspause zum Fixtermin für die ganze Familie.

Befinden auch Sie sich bereits in der Heimarbeit? Wir freuen uns über Ihre Kommentare! Wenn Sie wissen wollen wie wir es uns in der Heimarbeit gemütlich gemacht haben, schauen Sie in unsere Galerie!
Sie benötigen Unterstützung bei der Einrichtung Ihres neuen Arbeitsplatzes? Wir haben weiterhin für Sie geöffnet und sind im Rahmen unserer unveränderten Öffnungszeiten für Ihre Anliegen erreichbar.
Jetzt Kontaktformular ausfüllen oder rufen Sie uns auf +43 1 5810130 an!