Mit der richtigen Projektmanagement-Methode zum Ziel (Teil 1)

Symbolbild Projektmanagement

Im letzten Jahr konnten viele Unternehmen ihre Anpassungsfähigkeit in Krisenzeiten beweisen. Dank professioneller IT-Betreuung fiel einigen der Umzug ins Home-Office leichter als anderen. Die Pandemie hat allerdings auch innovationsresistente Geschäftsführer dazu gezwungen ihre digitalen Prozesse zu optimieren um den alltäglichen Workflow so gut es geht aufrecht zu erhalten.
Die Einführung neuer Kommunikationskanäle und das Wegfallen persönlicher Treffen, stellen selbst für eingespielte Teams bei der Abwicklung von Projekten eine neue Herausforderung dar. In dieser Serie erfahren Sie welche gängigen Projektmanagement Methoden sich im Laufe der Jahre etabliert haben und warum es sich vor allem jetzt lohnt (auch gut eingespielte) Prozesse neu zu definieren.

Projektmanagement: Wie, Wer und Warum?

Grob vereinfacht, kann man die Planung, Steuerung, Kontrolle und letztendlich den Abschluss von Projekten allgemein als Projektmanagement beschreiben. Unabhängig von der verwendeten Projektmanagement Methode, haben sich gewisse Begriffe mit der Zeit standardisiert und sollten immer berücksichtigt werden.

Im gesamten Projektverlauf liegt die Hauptverantwortung beim Projektmanager (Projektleiter). Dieser beaufsichtigt die verschiedenen Projektphasen, angefangen von der Definition und Projektplanung, über die Durchführung und Kontrolle bis hin zum Projektabschluss (und unter Umständen auch -abbruch)! Um die Erwartungen des Auftraggebers (Stakeholder) erfüllen zu können ist es erforderlich, dass der Projektmanager sich des Gesamtumfangs des Projektes bewusst ist. Er behält nicht nur das freigegebene Budget im Auge, sondern ist in der Planung bereits stark involviert, um personelle sowie finanzielle Ressourcenkonflikte vorzubeugen. Zeitgleich steht er in direktem Kontakt mit dem Auftraggeber um auch zwischen Projektphasen Bericht zu erstatten und eventuelle Abweichungen in detaillierten Reports transparent zu dokumentieren.
Der Projektmanager fungiert als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und das für die Abwicklung erforderliche Personal. Neben der Fähigkeit auch unter Zeitdruck belastbar zu sein wird von ihm auch ein hohes Maß an sozialer Kompetenz erfordert, da die richtige Kommunikation nicht nur für die Konfliktlösung notwendig ist, sondern auch die Motivation im Team zentral beeinflussen kann. Umfassende Kenntnis des Projektumfelds ermöglichen neben der Einhaltung von Deadlines und letztendlich Projekterfolg die optimale Nutzung des Budgets.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

Symbolbild Staffellauf
Für das Initiieren, Planen, Steuern und Controlling von Projekten haben sich über die Jahre verschiedene Methoden etabliert.

Während man sich beim klassischen Projektmanagement einem monolithischen, von der chronologischen Reihenfolge der Aufgaben abhängigen Methode bedient, fürchtet man sich beim agilen Vorgang nicht davor Prozesse und wichtige Meilensteine auch mitten im Verlauf neu zu definieren.
Im klassischen Projektmanagement wird schrittweise, nach einem fixen Zeitplan auf ein vordefiniertes Ziel hingearbeitet. Kommt es zu Abweichungen, etwa durch  einen unvorhergesehenen finanziellen Engpass), werden diese in der Regel nach dem Projektabschnitt berücksichtigt und im nächsten Abschnitt mit eingeplant. Ein guter Projektmanager hat vor dem Start bereits ausreichend Puffer für eventuelle Verspätungen mit eingeschätzt.

Agile Methoden sind in der Anwendung weniger statisch. Bei der Software Entwicklung können sich Projektanforderungen noch während eines Projektes ändern. Um optimal darauf zu reagieren, hat man sich von einer linearen Projektabwicklung entfernt. Wer jetzt denkt Softwareentwickler würden unstrukturiert in den Tag hineinarbeitet, liegt falsch! Zwar ist im agilen Projektmanagement häufig „der Weg das Ziel“ – professionelle Entwicklerteams müssen allerdings (neben einem hohen Maß an Eigenverantwortung) maximale Flexibilität an den Tag legen. Richtig angewendet, ermöglichen agile Methoden dank kurzer Feedbackschleifen auch in Krisen schnell zu reagieren. Zeitgleich können lose definierte Prozesse im Verlauf noch optimiert werden.

1. Die Lean-Methode
Lean (engl.) = schlank, schmal, mager

Symbolbild Yoga
Inspiriert vom Produktionssystem eines japanischen Autoherstellers, werden die Prinzipien des Lean Thinkings heute weltweit angewendet.

Bereits im Namen enthalten, dreht sich Lean Projektmanagement im übertragenden Sinne um das „Verschlanken“ des Gesamtumfanges aller für die Fertigstellung erforderlichen Prozesse. Dem agilen Projektmanagement zuzuordnen, ist Ziel der Lean Methode die Entwicklung einer möglichst ressourcenschonenden Vorgehensweise. Verschwendung jeglicher Art wird identifiziert um dem Auftragsgeber Resultate so preiseffizient wie möglich liefern zu können. Verschiedene Arten der Verschwendung lassen sich beim Lean Projektmanagement in drei Kategorien gliedern. Diese werden häufig als 3M bezeichnet.

Muda:
Sämtliche Aufgaben, Prozesse und Tasks aus welchen sich keine Wertschöpfung ziehen lässt können in Muda eingeordnet werden. In der praktischen Anwendung, sollen bei der Lean Methode verschwenderische Prozesse identifiziert werden, um diese in weiterer Folge zu stoppen.

Mura:
Betrachtet man das Verhältnis zwischen einzelnen Prozessen und Tasks stößt man oft auf Diskrepanzen welche nicht nur langfristig Schwankungen und Missverständnisse verursachen können. Dieser Zustand wird als Mura bezeichnet. Die optimale Abstimmung von Prozessen hilft dabei, Ressourcen effizienter zu nutzen und fördert auch einen reibungslosen Projektablauf.

Muri:
Besteht im Laufe eines Projektes Muri, kommt es zu Verzögerungen bei Prozessen aufgrund von Überbelastungen. Unter Anwendung der Lean Methode, versucht man diese personelle (oder auch maschinelle) Überarbeitung zu verhindern.

Lean Thinking: Die 5 Prinzipien

  1. Kundennutzen/-wert (Value)
    Die Ansprüche des Kunden am fertigen Produkt haben einen hohen Stellenwert. Diese werden bei der Spezifizierung des optimalen Nutzen-/Aufwand-Verhältnisses berücksichtigt.
  2. Wertstromidentifizierung (Value Stream)
    Alle Tasks und Aktivitäten werden basierend auf Punkt 1 evaluiert um die optimalen Schritte zur Erfüllung der Kundenansprüche zu erheben.
  3. Verschwendung vermeiden – Fluss erzeugen (Flow)
    Nicht wertschöpfende Tasks und Prozesse sind weder für Kunden noch Dienstleister nützlich. Aktivitäten die keinen Mehrwert bieten werden bewusst weggelassen um Verschwendung und Verzögerungen zu vermeiden.
  4. Auf Wünsche reagieren (Pull)
    Nur wer die Wünsche und Bedürfnisse seiner Kunden versteht, kann darauf reagieren. ­­Unnötige Aktivitäten verursachen unnötige Kosten und senken den Mehrwert. Meiden Sie Überproduktion (Verschwendung) und liefern Sie dem Kunden nur das was er haben möchte.
  5. Der perfekte Zustand als (langfristiges) Ziel (Perfection)
    Langfristig sollte jede Aktivität einen Mehrwert für den Kunden bringen. Oft ist die Einführung neuer PM Methoden mit viel Aufwand verbunden. Daher sprechen wir hier von einem Endziel. Der Weg dorthin erfordert das wiederholte durchlaufen der vier Schritte, bis hin zur Erreichung des „perfekten“ Zustands.

FAZIT: Angelehnt am Toyota-Produktionssystem, ein vom japanischen Autohersteller entwickeltes Konzept zur Maximierung der Ressourceneffizienz, lassen sich die Prinzipien des Lean Thinkings im Projekt Management gut anwenden. Eine optimierte Produktumgebung, sowie das Vermeiden von Ressourcenverschwendung sind beste Voraussetzungen für einen reibungslosen Projektverlauf. Dabei stehen stets die Anforderungen des Kunden im Vordergrund.

Das Wasserfall Modell

Symbolbild Wasserrutsche
Bei der Wasserfall Methode werden die zu Projektbeginn definierten Phasen zeitlich linear durchgearbeitet.

Die Projektabwicklung nach dem Wasserfall Modell ist vor allem in Firmen mit starren, hierarchischen Strukturen eine bewährte Vorgehensweise. In der Web Entwicklung auch als Software Development Life Cycle (SDLC) bekannt, ist die Wasserfallmethode eine der bekanntesten klassischen Projektmanagement Methoden.

Oft als starr und überholt bezeichnet, bringt das Wasserfall-Modell für Dienstleister, sowie Kunden Vorteile mit sich und verdient zumindest eine Erwähnung in dieser Serie.

Das Grundkonzept

Um den fix definierten Anforderungen des Projektziels bestmöglich gerecht zu werden, werden 6 distinktive Projektphasen festgelegt. Aus der kaskadenförmigen Darstellung der einzelnen Phasen geht hervor, dass die Phasen zeitlich linear durchgearbeitet werden. Kurzgesagt kann eine neue Phase erst beginnen, sobald die vorherige abgeschlossen wurde. So erreicht man im Laufe des Projekts Meilensteine (oder Milestones), also Etappenziele:

  1. Die Anforderungsphase
    Im ersten Schritt muss definiert werden, welche Anforderungen das fertige Produkt erfüllen muss. Dazu gehören alle Funktionen und Eigenschaften.
  2. Der Entwurf
    In der Design- oder Entwurf-Phase des Projektmanagements nach Wasserfall Methode wird das Produkt (samt aller Anforderungen) skizziert und dem Kunden präsentiert. In der Webentwicklung wird in dieser Phase die Softwarearchitektur erstellt.
  3. Die Entwicklung
    Die Implementierungs-Phase beschreibt, wie der Name schon deutet, die Projektphase in welcher die Software oder Anwendung entwickelt und (sofern erforderlich) im System integriert wird.
  4. Testen, testen, testen!
    In der Test- oder Überprüfungsphase hat das Team Zeit die Software genau auf Funktionalität zu prüfen und eventuelle Bugs zu beseitigen.
  5. Inbetriebnahme
    Auch Implementierungs-Phase genannt, kann die Inbetriebnahme nur dann erfolgreich stattfinden, wenn alle anderen Projektphasen sauber abgeschlossen wurden. Das fertige Produkt wird am Ende dieser Phase dem Kunden übergeben.
  6. Support
    Damit der Kunde auch weiterhin keine Probleme mit dem Endprodukt hat, ist die Support- oder Wartungs-Phase besonders in der Softwareentwicklung von großer Bedeutung.

FAZIT: Ursprünglich aus der Bautechnik und technischen Produktionsprozessen, bietet die Wasserfall Methode wenig Spielraum für Änderungen. Hochstrukturierte Prozesse führen dazu, dass Anpassungen, besonders im fortgeschrittenen Projektverlauf kaum noch möglich sind. Aufgrund der mangelnden Flexibilität im zeitlichen Ablauf der verschiedenen Phasen, findet die Fehlersuche/-behebung erst relativ Spät im Projektverlauf statt. Einerseits zieht sich die Überprüfungsphase in bestimmten Fällen signifikant in die Länge, im Gegensatz zum schnellen Bugfix in der Entwicklungs-Phase kann bei der Fehlerbehebung kurz vorm Abschluss ein zusätzlicher Zeitaufwand entstehen.

Die durch mangelnde Flexibilität entstehenden Risiken machen das Wasserfall-Modell für viele Agenturen relativ unattraktiv. Die Softwareentwicklung benötigt oft dynamischere Methoden um auf unerwartete Vorkommnisse, oder auch Änderungen der Auftragsgeberwünsche etc. zeitnah zu reagieren.

Nichtsdestotrotz bietet die Wasserfall-Methode eine sehr hohe Planungs-, sowie Kostensicherheit für Kunden und Dienstleister zugleich und hat in der Welt des Projektmanagers durchaus ihre Berechtigung.

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